Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für QPilotX

Stand: 30. November 2025

1. Geltungsbereich

1.1 Vertragsgegenstand

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") regeln die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform "QPilotX" (nachfolgend "Plattform" oder "Software") durch den Nutzer (nachfolgend "Kunde" oder "Nutzer"). QPilotX ist ein cloudbasiertes Qualitäts und Betriebsmanagementsystem (QMS/BMS) für Arztpraxen, Medizinische Versorgungszentren (MVZ) und ähnliche medizinische Einrichtungen.

1.2 Anbieter

Die Plattform wird bereitgestellt von:
Breubeer.de
Goedekestr. 4, 29221 Celle
Steven Breuer

1.3 Geltendes Recht

Diese AGB unterliegen deutschem Recht. Maßgeblich sind die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), des Telemediengesetzes (TMG), der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie weiterer einschlägiger Rechtsvorschriften.

1.4 Vertragssprache

Die Vertragssprache ist Deutsch.

2. Leistungsbeschreibung

2.1 Funktionsumfang

QPilotX bietet folgende Hauptfunktionen:

SOP-Management: Erstellung, Versionierung und Verwaltung von Standardarbeitsanweisungen
Checklisten: Hygiene-Checklisten, Notfall-Checklisten und weitere strukturierte Abläufe
CIRS/CAPA: Fehlermanagement und kontinuierliche Verbesserung
Geräteverwaltung: Verwaltung medizinischer Geräte und Wartungspläne
IT-Sicherheitsmodul: Compliance-Management gemäß GKV/KV/G-BA-Richtlinien
Dokumentenmanagement (DMS): Zentrale Dokumentenverwaltung mit Versionierung
Schulungsmanagement: Verwaltung von Schulungen und Teilnahmebestätigungen
Mitarbeiterverwaltung: Personalverwaltung, Dienstplanung und Urlaubsverwaltung
Risikomanagement: Identifikation und Management von Risiken
Vertragsmanagement: Verwaltung von Verträgen und Compliance-Nachweisen
KI-Integration: KI-gestützte Funktionen für administrative Aufgaben (je nach Abonnement)

2.2 Verfügbarkeit

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Plattform. Eine Verfügbarkeit von 99,5% pro Monat wird angestrebt, kann jedoch nicht garantiert werden. Geplante Wartungsarbeiten werden dem Kunden nach Möglichkeit im Voraus angekündigt.

2.3 Systemanforderungen

Der Kunde ist für die Bereitstellung der erforderlichen technischen Ausstattung (Hardware, Software, Internetverbindung) verantwortlich. Die Plattform ist über moderne Webbrowser und mobile Apps (iOS/Android) zugänglich.

3. Registrierung und Nutzerkonten

3.1 Registrierung

Die Nutzung der Plattform setzt eine Registrierung voraus. Der Kunde verpflichtet sich, bei der Registrierung vollständige, aktuelle und wahrheitsgemäße Angaben zu machen.

3.2 Multi-Tenant-Architektur

Die Plattform nutzt eine Multi-Tenant-Architektur. Jeder Kunde (Praxis/MVZ) erhält einen eigenen Mandanten (Tenant), der vollständig von anderen Mandanten isoliert ist. Die Datenisolation wird durch technische Maßnahmen (Row Level Security) gewährleistet.

3.3 Nutzerrollen

Die Plattform unterstützt folgende Nutzerrollen:

Owner: Praxisinhaber mit vollständigen Rechten
Admin: Administrator mit Verwaltungsrechten
Staff: Mitarbeiter mit eingeschränkten Rechten
Auditor: Prüfer mit nur-Lese-Rechten

Die Rechtevergabe erfolgt durch den Owner oder Admin des Mandanten.

3.4 Zugangsdaten

Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben. Bei Verdacht auf unbefugte Nutzung muss der Kunde den Anbieter unverzüglich informieren.

3.5 Verantwortlichkeit

Der Kunde ist für alle Handlungen verantwortlich, die unter seinem Nutzerkonto oder den Nutzerkonten seiner Mitarbeiter erfolgen.

4. Abonnements und Zahlungsbedingungen

4.1 Abonnementpläne

Die Plattform wird in verschiedenen Abonnementplänen angeboten:

Basic: Grundlegende Funktionen für kleine Praxen (ab 49,00 EUR/Monat)
Pro: Vollständige Funktionalität für mittlere Praxen (ab 149,00 EUR/Monat)
Enterprise: Alle Features für große Praxen und Kliniken (ab 499,00 EUR/Monat)

Die detaillierten Preise, enthaltenen Funktionen und Limits (z.B. maximale Anzahl Nutzer, Speicherplatz) sind auf der Website des Anbieters veröffentlicht.

4.2 Abrechnungszyklen

Abonnements können monatlich oder jährlich abgeschlossen werden. Bei jährlicher Zahlung gewährt der Anbieter einen Rabatt.

4.3 Zahlungsbedingungen

Die Zahlung erfolgt im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum
Als Zahlungsmethoden werden Kreditkarte, SEPA-Lastschrift und Rechnung (nur für Enterprise-Kunden) akzeptiert
Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe
Bei Zahlungsverzug behält sich der Anbieter vor, den Zugang zur Plattform zu sperren

4.4 Preisänderungen

Der Anbieter behält sich vor, die Preise mit einer Frist von 4 Wochen zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums zu ändern. Der Kunde kann dem widersprechen und das Abonnement zum Ende des laufenden Zeitraums kündigen.

4.5 Zusatznutzer

Über die im Abonnement enthaltene Basisanzahl von Nutzern hinaus können zusätzliche Nutzer gegen Aufpreis hinzugefügt werden. Die Preise für Zusatznutzer sind abhängig vom gewählten Abonnementplan.

4.6 Testphase

Der Anbieter kann eine kostenlose Testphase anbieten. Dauer und Umfang der Testphase werden bei der Registrierung mitgeteilt.

5. Nutzungsrechte und -pflichten

5.1 Nutzungsrecht

Der Anbieter räumt dem Kunden ein nicht-exklusives, nicht übertragbares, zeitlich auf die Vertragslaufzeit beschränktes Recht ein, die Plattform gemäß diesen AGB zu nutzen.

5.2 Nutzungsbeschränkungen

Der Kunde ist nicht berechtigt:

Die Plattform oder Teile davon zu kopieren, zu modifizieren, zu dekompilieren oder zu reverse-engineern
Die Plattform für Dritte zugänglich zu machen oder zu vermieten
Die Plattform für rechtswidrige Zwecke zu nutzen
Die Sicherheit oder Funktionalität der Plattform zu beeinträchtigen
Automatisierte Systeme (Bots, Scraper) zur Nutzung der Plattform einzusetzen, es sei denn, dies ist ausdrücklich gestattet

5.3 Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich:

Die Plattform nur im Rahmen der geltenden Gesetze und Vorschriften zu nutzen
Insbesondere die Bestimmungen des Datenschutzes, der ärztlichen Schweigepflicht und der medizinischen Compliance einzuhalten
Regelmäßige Backups seiner Daten zu erstellen (soweit technisch möglich)
Den Anbieter unverzüglich über Fehler oder Sicherheitslücken zu informieren
Die Nutzungsbeschränkungen seines Abonnements einzuhalten (z.B. maximale Anzahl Nutzer, Speicherplatz)

5.4 Inhalte des Kunden

Der Kunde behält alle Rechte an den von ihm in die Plattform hochgeladenen Daten und Inhalten. Der Kunde gewährt dem Anbieter das Recht, diese Daten zu speichern, zu verarbeiten und technisch zu bearbeiten, soweit dies für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist.

5.5 Löschung von Inhalten

Der Anbieter behält sich vor, rechtswidrige oder gegen diese AGB verstoßende Inhalte zu löschen oder den Zugang zu sperren.

6. Datenschutz und Datensicherheit

6.1 Datenschutz

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Datenschutzerklärung des Anbieters ist auf der Website verfügbar und Teil dieser AGB.

6.2 Besondere Anforderungen medizinischer Daten

Der Anbieter ist sich der besonderen Sensibilität medizinischer Daten bewusst und verpflichtet sich:

Die höchsten Standards der Datensicherheit anzuwenden
Verschlüsselung sowohl bei der Übertragung (TLS/SSL) als auch bei der Speicherung zu verwenden
Regelmäßige Sicherheitsaudits durchzuführen
Die Daten in Rechenzentren innerhalb der EU/EWR zu speichern
Zugriffe auf Daten zu protokollieren und zu überwachen

6.3 Auftragsverarbeitung

Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließt der Anbieter mit dem Kunden einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.

6.4 Datenisolation

Die Daten des Kunden werden technisch von den Daten anderer Kunden isoliert (Multi-Tenant-Architektur mit Row Level Security).

6.5 Meldepflichten

Der Anbieter verpflichtet sich, den Kunden unverzüglich über Datenschutzverletzungen zu informieren, die die Daten des Kunden betreffen könnten.

7. Compliance und medizinische Anforderungen

7.1 Compliance-Module

Die Plattform bietet Module zur Unterstützung der Einhaltung medizinischer Compliance-Anforderungen:

GKV-Anlage 1: IT-Sicherheitsanforderungen der gesetzlichen Krankenversicherung
KV-Richtlinien: Kassenärztliche Vereinigung
G-BA-Richtlinien: Gemeinsamer Bundesausschuss
KBV IT-Sicherheitsrichtlinie: Kassenärztliche Bundesvereinigung

7.2 Keine medizinische Beratung

Die Plattform ist ein Verwaltungstool und ersetzt keine medizinische Beratung oder Behandlung. Der Anbieter übernimmt keine Verantwortung für medizinische Entscheidungen, die auf Basis der in der Plattform verwalteten Daten getroffen werden.

7.3 Verantwortlichkeit des Kunden

Der Kunde ist selbst verantwortlich für:

Die Einhaltung aller medizinischen, rechtlichen und regulatorischen Anforderungen
Die Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm eingegebenen Daten
Die ordnungsgemäße Nutzung der Plattform im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit

8. Gewährleistung und Haftung

8.1 Gewährleistung

Der Anbieter gewährleistet, dass die Plattform im Wesentlichen den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Funktionen entspricht. Eine Gewährleistung für die Eignung der Plattform für bestimmte Zwecke wird nicht übernommen.

8.2 Verfügbarkeit

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit, übernimmt jedoch keine Garantie für eine ununterbrochene Verfügbarkeit. Geplante Wartungsarbeiten, technische Störungen oder höhere Gewalt können zu Ausfällen führen.

8.3 Haftungsbeschränkung

Der Anbieter haftet unbeschränkt für:

Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit
Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit
Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten)

Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer Kardinalpflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf die bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schäden begrenzt.

8.4 Haftungsausschluss

Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit bei der Verletzung nicht-kardinaler Pflichten sowie für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn oder Datenverlust ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

8.5 Datenverlust

Der Anbieter empfiehlt dem Kunden dringend, regelmäßige Backups seiner Daten zu erstellen. Für Datenverluste, die nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters beruhen, haftet der Anbieter nicht.

9. Support und Service-Level

9.1 Support

Der Anbieter bietet Support in Abhängigkeit vom gewählten Abonnementplan:

Basic: E-Mail-Support (Reaktionszeit: 48 Stunden)
Pro: Priorisierter E-Mail-Support (Reaktionszeit: 24 Stunden)
Enterprise: Dedizierter Support mit garantierter Reaktionszeit (SLA)

9.2 Support-Sprache

Der Support wird in deutscher Sprache angeboten.

9.3 Fehlerbehebung

Der Anbieter bemüht sich, gemeldete Fehler zeitnah zu beheben. Eine Garantie für die Behebungsdauer wird nicht übernommen, es sei denn, es wurde ein Service-Level-Agreement (SLA) vereinbart.

9.4 Schulungen

Schulungen können gegen gesonderte Vereinbarung angeboten werden. Enterprise-Kunden erhalten in der Regel Schulungen im Rahmen ihres Abonnements.

10. Vertragsdauer und Kündigung

10.1 Vertragsdauer

Abonnements werden für die gewählte Laufzeit (monatlich oder jährlich) abgeschlossen und verlängern sich automatisch um die gleiche Laufzeit, sofern nicht gekündigt wird.

10.2 Kündigungsfrist

Monatliche Abonnements: Kündigung mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des laufenden Monats
Jährliche Abonnements: Kündigung mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende des laufenden Jahres

Die Kündigung muss in Textform (z.B. per E-Mail) erfolgen.

10.3 Kündigung durch den Anbieter

Der Anbieter kann das Abonnement aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist kündigen, insbesondere wenn:

Der Kunde gegen diese AGB verstößt und trotz Abmahnung nicht Abstand nimmt
Zahlungen ausbleiben und trotz Mahnung nicht geleistet werden
Der Kunde die Plattform für rechtswidrige Zwecke nutzt

10.4 Kündigung durch den Kunden

Der Kunde kann das Abonnement jederzeit mit Einhaltung der Kündigungsfrist kündigen.

10.5 Rückerstattung

Bei Kündigung durch den Kunden erfolgt keine Rückerstattung bereits gezahlter Gebühren für den laufenden Abrechnungszeitraum.

11. Datenexport und Vertragsende

11.1 Datenexport

Der Kunde kann seine Daten jederzeit über die Plattform exportieren. Der Anbieter stellt hierfür entsprechende Funktionen bereit.

11.2 Datenlöschung nach Vertragsende

Nach Beendigung des Vertrages werden die Daten des Kunden nach einer Übergangsfrist von 30 Tagen gelöscht, sofern der Kunde nicht vorher die Daten exportiert hat. Der Anbieter behält sich vor, Daten länger aufzubewahren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist (z.B. Aufbewahrungspflichten).

11.3 Soft Delete

Der Anbieter kann ein "Soft Delete" implementieren, bei dem Daten zunächst als gelöscht markiert, aber für eine Übergangsfrist noch wiederherstellbar sind.

12. Geistiges Eigentum

12.1 Rechte des Anbieters

Alle Rechte an der Plattform, einschließlich Urheberrechte, Markenrechte und sonstiger gewerblicher Schutzrechte, liegen beim Anbieter oder seinen Lizenzgebern.

12.2 Rechte des Kunden

Der Kunde behält alle Rechte an seinen Daten und Inhalten. Der Kunde gewährt dem Anbieter lediglich die Rechte, die für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind.

12.3 Feedback

Feedback, Vorschläge oder Ideen des Kunden zur Verbesserung der Plattform können vom Anbieter frei genutzt werden, ohne dass dem Kunden hierfür eine Vergütung zusteht.

13. Änderungen der AGB und der Plattform

13.1 Änderungen der AGB

Der Anbieter behält sich vor, diese AGB zu ändern. Änderungen werden dem Kunden mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten in Textform (z.B. per E-Mail oder über die Plattform) mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als genehmigt. Der Anbieter weist den Kunden in der Mitteilung auf die Bedeutung der Frist und die Möglichkeit des Widerspruchs hin.

13.2 Änderungen der Plattform

Der Anbieter behält sich vor, die Plattform weiterzuentwickeln und zu ändern. Funktionsumfang und Design können sich ändern. Der Anbieter bemüht sich, bestehende Funktionen beizubehalten oder durch gleichwertige Funktionen zu ersetzen.

13.3 Einstellung von Funktionen

Der Anbieter kann einzelne Funktionen einstellen, wenn dies aus technischen oder rechtlichen Gründen erforderlich ist. Der Kunde wird hierüber rechtzeitig informiert.

14. Streitbeilegung und anwendbares Recht

14.1 Anwendbares Recht

Diese AGB unterliegen deutschem Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

14.2 Gerichtsstand

Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder in Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Geschäftssitz des Anbieters, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

14.3 Online-Streitbeilegung

Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit, die unter https://ec.europa.eu/consumers/odr/ erreichbar ist. Der Anbieter ist weder verpflichtet noch bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

15. Schlussbestimmungen

15.1 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung soll durch eine wirksame ersetzt werden, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

15.2 Schriftform

Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Schriftformklausel.

15.3 Vertragssprache

Die Vertragssprache ist Deutsch. Übersetzungen in andere Sprachen dienen nur der Information. Im Falle von Widersprüchen ist die deutsche Fassung maßgeblich.

15.4 Vertragsabschluss

Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden und die Annahme dieser AGB zustande. Der Kunde bestätigt durch die Registrierung, dass er diese AGB gelesen, verstanden und akzeptiert hat.

15.5 Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung des Anbieters ist Bestandteil dieser AGB und kann auf der Website des Anbieters eingesehen werden.

16. Kontakt

Bei Fragen zu diesen AGB oder zur Plattform kann der Kunde den Anbieter kontaktieren:

** breubeer.de **
E-Mail: webmaster@breubeer.de

Ende der Allgemeinen Geschäftsbedingungen